2.5 Hướng dẫn thủ tục tài chính đối với lưu học sinh học bổng NSNN

3451 Lượt xem

5.1. Vé máy bay

Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định tại Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007, Thông tư số 102/2012/TT-BTC ngày 21/06/2012 và Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNGngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG.

- Bước 1: Sau khi có Quyết định cử đi học ở nước ngoài, ứng viên gửi bản đăng ký mua vé máy bay lượt đi (hoặc vé khứ hồi đối với thực tập sinh ngắn hạn dưới 12 tháng) tới chuyên viên phụ trách (theo Mẫu số 03 - Phụ lục 1).

Ứng viên cần đăng kí mua vé máy bay tối thiểu trước ngày dự kiến bay 07 ngày làm việc. Để chủ động đăng ký kịp thời, đảm bảo có chỗ trên máy bay như mong muốn và tiết kiệm chi phí, ứng viên cần đăng ký vé máy bay sớm.

 - Bước 2: Chuyên viên phụ trách đặt vé và thông báo lịch bay, hành trình bay cho ứng viên, ứng viên xác nhận đồng ý về hành trình và lịch bay, scan hộ chiếu và visa gửi cho chuyên viên phụ trách. Sau khi việc xác nhận hoàn tất giữa chuyên viên phụ trách và ứng viên, Phòng Lưu học sinh - Cục ĐTVNN làm thủ tục đề nghị xuất vé máy bay cho ứng viên. Thời gian thực hiện: tối thiểu từ 3 đến 5 ngày làm việc.

- Bước 3: Lưu học sinh cần gửi về Cục ĐTVNN bản gốc thẻ lên máy bay (boarding pass) phục vụ cho công tác lưu chứng từ quyết toán tài chính. Trường hợp lưu học sinh mất thẻ lên máy bay vì lý do bất khả kháng, lưu học sinh cần gửi về Cục ĐTVNN đơn giải trình về việc mất thẻ lên máy bay, bản photocopy hộ chiếu trang có ảnh lưu học sinh và trang có đóng dấu xuất, nhập cảnh.

Lưu ý: Vé máy bay cho lưu học sinh do Cục ĐTVNN mua của hãng Hàng không quốc gia Việt Nam theo phương thức nhận nợ và trả chậm hàng tháng nên Cục không khuyến khích lưu học sinh tự mua vé máy bay vì việc giải quyết sự vụ thanh toán truy lĩnh rất phức tạp. Trường hợp lưu học sinh vì các lý do khác nhau cần tự mua vé máy bay thì phải có đơn đề nghị (theo Mẫu số 05 - Phụ lục 1) kèm theo các giấy tờ cần thiết quy định đối với việc tự mua vé máy bay, sau khi được Cục ĐTVNN thông báo cho phép tự mua vé máy bay lưu học sinh mới được thực hiện mua vé và có trách nhiệm hoàn thiện các thủ tục đúng quy định để được thanh toán truy lĩnh sau này. Hồ sơ đề nghị truy lĩnh không hợp lệ sẽ không được chấp nhận thanh toán.

5.2. Tạm ứng sinh hoạt phí, phí đi đường và thanh toán lệ phí làm hộ chiếu, visa

Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định tại Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007 và Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG.

- Bước 1: Ứng viên: Sau khi có Quyết định cử đi học và visa nhập cảnh, ứng viên cập nhật vào hệ thống OMS, lập yêu cầu tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, phí đi đường và truy hoàn lệ phí làm hộ chiếu, visa nhập cảnh, đồng thời nộp bản gốc hóa đơn lệ phí cho chuyên viên phụ trách của Phòng Lưu học sinh.   

- Bước 2: Phòng Lưu học sinh: Sau khi nhận được yêu cầu của ứng viên trên hệ thống OMS, chuyên viên phụ trách làm đề nghị cấp kinh phí chuyển Phòng Tài chính duyệt dự toán (tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, lệ phí làm hộ chiếu, visa và phí đi đường).

- Bước 3: Phòng Tài chính kiểm tra và duyệt dự toán cấp kinh phí cho ứng viên. Ứng viên sẽ được thông báo về việc nhận tiền tạm ứng tại Sở Giao dịch Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (31-33 Ngô Quyền, Hoàn Kiếm, Hà Nội) và sau đó ứng viên có trách nhiệm hoàn trả lại chứng từ rút tiền để Phòng Tài chính làm căn cứ cấp sinh hoạt phí cho các kỳ tiếp theo.

Ghi chú:

- Đối với ứng viên ở miền Trung và miền Nam không có điều kiện làm thủ tục rút tiền mặt trực tiếp tại Hà Nội thì làm đơn đề nghị xin được chuyển khoản kinh phí vào tài khoản cá nhân trong nước bằng nội tệ (VNĐ). Quy trình thực hiện qua hệ thống OMS như trên.

- Đối với ứng viên đi học theo diện thỏa thuận trả trọn gói kinh phí cho các cơ sở đào tạo tại nước ngoài, ứng viên không được tạm ứng sinh hoạt phí nhưng được cấp phí đi đường và truy lĩnh lệ phí làm visa, hộ chiếu.

- Trong trường hợp ứng viên không kịp làm thủ tục nhận tạm ứng sinh hoạt phí, phí đi đường và phí liên quan trước khi đi học thì ứng viên sẽ được cấp sau khi sang nhập học tại nước ngoài.      

5.3. Cấp kinh phí cho lưu học sinh sau khi đến nước ngoài học tập

Nguyên tắc thực hiện: Theo quy định tại Thông tư số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 05/12/2007 và Thông tư số 206/2010/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG ngày 15/12/2010 sửa đổi, bổ sung Thông tư liên tịch số 144/2007/TTLT-BTC-BGDĐT-BNG.

5.3.1. Đối với ứng viên có khóa học bổ sung ngoại ngữ trước khi học chuyên ngành

Cục ĐTVNN cấp vé máy bay lượt đi. Đối với các chương trình học bổng NSNN và một vài chương trình học bổng Hiệp định, lưu học sinh phải tự túc toàn bộ hoặc một phần kinh phí trong thời gian học tiếng. Ngay sau khi hoàn thành khóa học này, lưu học sinh cập nhật trên OMS các giấy tờ dưới đây để lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí, phí đi đường, lệ phí làm hộ chiếu, visa, đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ này về Cục ĐTVNN:

- Giấy chứng nhận đã hoàn thành khóa học ngoại ngữ và vào nhập học chính thức khóa học chuyên ngành;

- Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2);

- Cuống vé hoặc vé điện tử và thẻ lên máy bay (boarding pass). Trong trường hợp lưu học sinh mất thẻ lên máy bay, lưu học sinh cần gửi về Cục ĐTVNN các giấy tờ sau: đơn giải trình về việc mất thẻ lên máy báy, bản photocopy hộ chiếu trang có ảnh lưu học sinh và trang có đóng dấu xuất, nhập cảnh;

- Các giấy tờ khác (nếu có).

5.3.2. Cấp sinh hoạt phí cho lưu học sinh

5.3.2.1. Sau khi sang nước ngoài nhập học, lưu học sinh cập nhật hệ thống OMS các giấy tờ dưới đây và lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí kỳ tiếp theo (có thể 3-6 tháng tùy thuộc vào thời gian học và theo niên độ tài chính 12 tháng trong năm) đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ này về Cục ĐTVNN:  

-  Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2);

- Giấy chứng nhận của cơ sở đào tạo nước ngoài về việc đã chính thức nhập học từ ngày nào.

5.3.2.2. Tiếp theo, định kỳ 6 tháng/lần hoặc kết thúc mỗi kỳ học, lưu học sinh cập nhật vào hệ thống OMS các giấy tờ dưới đây để lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí 6 tháng và đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ này về Cục ĐTVNN:

- Báo cáo tiến độ học tập (Mẫu số 01 của Thông tư 10 nêu tại Phụ lục 2);

- Bảng điểm hoặc nhận xét tiến độ học tập, kết quả học tập của cơ sở đào tạo (nếu không có bảng điểm).

Ghi chú:

- Sau khi lập yêu cầu cấp sinh hoạt phí trên hệ thống OMS, lưu học sinh có trách nhiệm gửi bản gốc các báo cáo và giấy tờ liên quan về Cục ĐTVNN. Cục ĐTVNN sẽ xem xét và chuyển sinh hoạt phí cho lưu học sinh có kết quả học tập đạt yêu cầu và hồ sơ báo cáo hợp lệ.

- Trường hợp lưu học sinh trước khi lên đường đi học chưa được nhận tạm ứng sinh hoạt phí 03 tháng, phí đi đường và lệ phí hộ chiếu, visa thì sau khi lưu học sinh sang nhập học và thực hiện xong thủ tục tại mục 5.3.2.1, Cục ĐTVNN sẽ cấp các khoản kinh phí cho lưu học sinh theo quy định.

5.4. Cấp học phí, bảo hiểm y tế và phí bắt buộc khác liên quan khóa học (nếu có)

Lưu học sinh học bổng NSNN có trách nhiệm liên hệ với cơ sở đào tạo nước ngoài đề nghị cấp hóa đơn học phí và các loại phí bắt buộc liên quan (kể cả bảo hiểm y tế nếu có) hợp lệ (có chữ ký của cán bộ chức năng, dấu của cơ sở đào tạo) theo từng kỳ học hoặc năm học. Sau đó lưu học sinh phải cập nhật các giấy tờ này vào hệ thống OMS để lập yêu cầu thanh toán và đồng thời gửi bản gốc các giấy tờ đó về Cục ĐTVNN cho chuyên viên phụ trách để xem xét, đề nghị chuyển kinh phí thanh toán trực tiếp cho cơ sở đào tạo nước ngoài theo quy định hiện hành.

Các văn bản thông báo và đề nghị thanh toán kinh phí cho lưu học sinh nên yêu cầu cơ sở đào tạo nước ngoài cấp bằng tiếng Anh để thuận tiện cho xử lý công việc của phía Việt Nam. Nếu hóa đơn bằng các thứ tiếng khác (tiếng Nhật, Nga, Trung,…), lưu học sinh cần kèm theo bản dịch sang tiếng Việt (có cam kết của người dịch đảm bảo nội dung dịch hoàn toàn chính xác với bản bằng tiếng nước ngoài) gửi về Cục ĐTVNN.

Lưu học sinh diện Hiệp định được miễn học phí và các loại phí bắt buộc liên quan đến học tập; có thể được đài thọ cả bảo hiểm y tế. Việc thanh toán bảo hiểm y tế cho lưu học sinh Hiệp định (nếu có) được thực hiện cùng đợt cấp sinh hoạt phí định kỳ cho lưu học sinh.

Ghi chú:

- Đối với lưu học sinh học tập tại LB Nga bằng NSNN, việc thanh toán học phí phải có hợp đồng ký với cơ sở đào tạo của LB Nga.

- Trường hợp lưu học sinh đã tự nộp tiền học phí, bảo hiểm y tế, phí bắt buộc liên quan (nếu có), lưu học sinh phải xin hóa đơn xác nhận đã nộp tiền và cập nhật các giấy tờ này vào hệ thống OMS để lập yêu cầu thanh toán và đồng thời gửi bản gốc các hóa đơn đó cho chuyên viên phụ trách tại Cục ĐTVNN. Sau khi nhận được bản gốc các giấy tờ của lưu học sinh, Cục ĐTVNN sẽ xem xét và giải quyết thủ tục truy hoàn kinh phí vào tài khoản cá nhân cho lưu học sinh theo quy định hiện hành.

- Trường hợp cơ sở đào tạo nước ngoài liên hệ trực tiếp với Cục ĐTVNN để gửi bản gốc thông báo học phí, bảo hiểm y tế, phí thí nghiệm (nếu có) cũng được Cục chấp nhận xem xét để chuyển thẳng kinh phí cho cơ sở đào tạo nước ngoài. Lưu học sinh đi học theo diện thỏa thuận trả trọn gói kinh phí cho cơ sở đào tạo với nước ngoài cũng được thực hiện trả kinh phí theo quy trình này.

- Việc mua bảo hiểm y tế có thể theo tháng, kỳ học hoặc cả năm nhưng tốt nhất là lưu học sinh nên mua định kỳ từng năm. Lưu học sinh không nhất thiết đăng ký mua bảo hiểm y tế tại cơ sở đào tạo nước ngoài mà có thể đăng ký mua tại công ty bảo hiểm ở nước ngoài đang theo học (lưu học sinh cần mua mức bảo hiểm y tế tối thiểu quy định đối với lưu học sinh nước ngoài, bao gồm cả bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm thân thể trong trường hợp rủi ro, bất khả kháng; không bao gồm bảo hiểm răng và mắt vì các loại hình bảo hiểm này do cá nhân tự đảm nhiệm).

- Lưu học sinh không trả nợ được môn học, phải học và thi lại thì lưu học sinh phải tự trả học phí và chi phí khác có liên quan đến việc học và thi lại môn học đó.

- Lưu học sinh bị lưu ban thì trong thời gian lưu ban không được Nhà nước cấp kinh phí để học tập.

- Lưu học sinh bỏ học hoặc về nước khi chưa hoàn thành nhiệm vụ học tập thì phải bồi hoàn kinh phí đã được cấp cho Nhà nước theo các quy định hiện hành.

Top

Đào tạo ANSYS, Đào tạo Cơ khí, Đào tạo SolidWorks Đinh Văn Quyết Học SolidWorks